Bakgrund
Som en del i de nordiska bankernas övergång till den gemensamma betalningsplattformen P27, sker nu en övergång till ett nytt filformat för betalningsfiler. Formatet kallas ISO 20022 och är av typen XML. En stor fördel med det nya formatet är att det är ett standardformat, vilket förenklar för internationella betalningar.
Övergången till det nya formatet sker stegvis och först ut är Handelsbanken och Danske Bank. I samband med detta behöver vi veta vilken bank som ni gör era leverantörsbetalningar från. Denna inställning behöver endast göras en gång.
Förberedelse
Innan översättning till ISO 20022 görs hos er, kontakta er bank för att kontrollera vilka eventuella inställningar som behöver göras hos banken samt ett datum för övergången.
När allt är klart med banken, gör ni en översättning av nuvarande utbetalningsväg i Aveny. Översättningen görs av ekonom i styrvärdet Utbetalningsväg. Högerklicka på den utbetalningsväg som ska översättas (Bankgiro eller Plusgiro) och välj Administratörsfunktioner. Klicka sedan på ”Översätt denna utbetalningsväg till ISO 20022”. Översättningen hanterar betalningssätt både på leverantörer och på redan registrerade fakturor.
Betalningar i ISO-formatet
För dig som användare kommer det nya formatet inte innebära någon större förändring i hanteringen av leverantörsfakturor. Något som dock blir annorlunda, är hanteringen av så kallade nollbetalningar, alltså betalningar där matchad kredit- och debetfaktura tar ut varandra, så att summan på den betalningen blir noll kronor. ISO-formatet tillåter inte detta, därför har en ny kontroll lagts in i systemet.
I definitivbokningen matchas debet- och kreditfakturor som vanligt. Vid skapandet av en utbetalningsorder, kontrollerar systemet att summan av varje betalning överstiger noll kronor. I de fall summan blir noll eller mindre, justerar systemet automatiskt betalningen och överskottet läggs som spärrat, redo att matchas mot ny faktura. Information om denna justering ges vid skapande av utbetalningsorder.
Precis som tidigare kan manuell betalning användas vid behov, till exempel om överenskommelse gjorts om att båda parter kvittar fakturorna i respektive system.
Även återredovisning av betalningar sker i ett nytt format, men hanteringen är precis som tidigare. Enda skillnaden är att filerna sparas i en mapp för ISO 20022 i stället för Bankgiro/Plusgiro.